カバーレターの書き方

カバーレターの書き方

カバーレターについて

　　カバーレターとは、履歴書に同封する手紙のことで、履歴書のカバー（表紙）の役割を果たすことからこの名前がついています。募集職種へ応募したい旨を伝える手紙であることから、“application letter”という場合もあります。
　　　
カバーレターでは、履歴書に書かれた職歴や技能と応募職種との関連性を説明します。が、履歴書の内容をそのまままとめただけでは不十分です。カバーレターは、あなたがどんな性格で、どんな能力があり、いかに会社に貢献できる人間かということを主張していくためのものです。

書く内容については、前記の履歴書作成までの下準備のところで簡単に必要事項を列挙したもの（Life History、Duty List、Job Skills Summary、Accomplishment Listの各リスト）を使えば材料はほとんど揃っている状態です。

カバーレターの書き方

　カバーレターは履歴書と同様に、上下左右に十分な余白を取って、簡潔な手紙文として書くのが原則です。その理由は以下の通りです。例えば、便箋の上から下まで文字で埋め尽くされた手紙を見たとき、あなたならどんな印象を持ちますか？きっと、「面倒だ、後で読もう」とか「面倒で読む気になれない」といった感情に襲われるのではないでしょうか？人事担当官はいつも多忙であり、短い手紙をできるだけ素早く読んでしまいたいと思っているに違いありません。だから、相手を煩わせないように簡潔で読みやすい手紙にすべきなのです。

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カバーレターを書く手順

カバーレターを書く際の基本的な手順は以下のようになります。

①Employer and Address （雇用主の名前と住所）

カバーレターの受け取り主には会社名だけでなく、担当者の名前も書きます。肩書きも記載することが大事です。もし担当者名や肩書きが分からなければ、会社に直接電話して尋ねます。氏名の正確な綴りにも注意が必要です。

②Salutation （出だしのあいさつ）

カバーレターは“Dear Mr…”あるいは“Dear Ms…”で始めます。担当者の名前が分からない場合は“Dear Sir/Madame”とします。

③First Paragraph （第１パラグラフ）

初めのパラグラフでは、あなたがカバーレターを書いている理由を短く述べます。

④Middle Paragraph （主要パラグラフ）

ここがカバーレターの中心部で、普通ひとつかふたつのパラグラフを書きます。それ以上書くとくどくなります。ここで、履歴書作成までの下準備で用意したリストが役に立ちます。りリストの中から、自分の長所、技能、実績が最もよく表せる項目を選び、「自分が新しい会社でどんな貢献ができるか」という観点に着目して自分をアピールしていきます。

⑤Last Paragraph （最終パラグラフ）

ここでは、読み手にどのような行動を起こしてほしいかを述べます。書き手は、読み手が書き手に電話をして面接日時の通知をしてくれることを当然望んでいます。従って、読み手に「いつ」「どこで」「どのようにして」連絡が取れるかを明確に記さなければなりません。電話番号や住所を記載するだけでなく、切手を貼った返信用はがきを同封してもいいです。

⑥Closing （締めくくり）

カバーレターの最後は、通常のビジネスレターと同様の締めくくりをします。最も一般的なのは次の５つです。

Sincerely,
Sincerely yours,
Cordially,
Respectfully,
Yours truly,

⑦Enclosures （同封物）

カバーレターといっしょに履歴書を同封するので、カバーレターの左下に“Enclosure”と書きます（サンプル参照）。写真など、履歴書以外にも同封物がある場合は“Enclosures”として内容を記載し、その後に個数を書きます。なお、文面の最後に自分の名前をタイプしますので、“Enclosure”の記載はその２，３行下になります。

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