履歴書作成までの下準備
履歴書作成までの下準備
実際に英文履歴書を作成するためには、前もって次のような項目についてまとめておく必要があります。
１．Life History （自分史）
２．Duty List （任務リスト）
３．Job Skills Summary （職務技能リスト）
４．Accomplishment List （実績リスト）
５．Certificates, Awards （認定状）
ここから各項目について見ていきます。
１．Life History （自分史）
履歴書作成の第１歩として、まず紙を１枚用意して、その最上部にLife Historyと書いて下さい。その下に高校卒業以後から現在までにしてきたことを、以下のように年代順に書いていきます。なるべく空白をつくらないように、何もせずに家にいたりした場合には、そのことも書いておきます。
Life History
3/94: Graduated from high school
4/94 to 3/98: Tsuda Junior College, Tokyo
4/98 to 8/01: Hashimoto Trading Company, Tokyo
9/01 to 1/02: Stayed at home
2/02 to 5/03: Yamanishi Bank, Tokyo
6/03 to present: Daito Bank, Tokyo
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２．Duty List （任務リスト）
次に、各職ごとのDuty Listを作成します。就職先の数に合わせた枚数の紙を用意します。２社で働いていたなら２枚、３社なら３枚紙を用意し、それぞれに職場ごとのDutyを記入していきます。朝出社してから夕方退社するまでの業務内容を箇条書きにします。
《例：貿易会社の一般事務職の場合》
Hashimoto Trading Company (4/98 to 8/01)
・clean desks
・prepare coffee
・answer telephone
・send faxes
・go to bank
・type letters
・receive visitors
・prepare reports
・handle petty cash
・organize parties
・make out expense reports
・do computer work
今度は列挙した項目に重要度に合わせて順位をつけていきます。
１１ clean desks
１２ prepare coffee
１ answer telephone
６ send faxes
８ go to bank
３ type letters
２ receive visitors
４ prepare reports
７ handle petty cash
１０ organize parties
９ make out expense reports
５ do computer work
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３．Job Skills Summary （職務技能リスト）
次に、個々の仕事や活動で習得したJob Skillsを列挙していきます。Duty Listと同じ要領で、リストを作成します。やはり就職先の数だけ紙を用意します。もし社会的な団体やスポーツクラブに所属していたり、ボランティア活動をしているのなら、その分の紙も用意します。リストの作り方は以下のようにして３つの項目を書き、該当事項を書き込んで下さい。
Job
secretary
Description of the activities
work for 4 male staff members, supporting them in their work
Skills I used
・typing
・maintaining company files
・work on computer
・draft business letters
・plan daily schedule
・supervise part-time receptionists
・solve scheduling problems
ここでまた、各事項に重要度に合わせて順位をつけていきます。
Job
secretary
Description of the activities
work for 4 male staff members, supporting them in their work
Skills I used
５ typing
６ maintaining company files
１ work on computer
７ draft business letters
２ plan daily schedule
３ supervise part-time receptionists
４ solve scheduling problems
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４．Accomplishment List （実績リスト）
ここでは、あなたが過去に上げた成果を列挙します。Accomplishment Listはあなたの能力や良さを売り込むための重要なリストです。何を書けばいいのかわからなければ、次のようなことを考えてみて下さい。その会社でどんな職務にあり、どんな成果をあげたか。問題を解決したことがあるか。目標以上の何かを達成したことがあるか。利益向上に寄与したか。何か新しい作業手順を考え出したことがあるか。
このリストはあなたの魅力をアピールする絶好のものなので、読み手の目を引くインパクトの強い動詞を使うのが得策です。
例えば、research and propose a plan to improve the inter-office communication system（部署間のコミュニケーション・システムを調査して改善策を提案した）やpresent seminars to entry-level secretaries and work to increase their professionalism（初級レベルの秘書を対象にセミナーを開催し、プロ意識を高めることに尽力した）などです。Accomplishment Listの例は以下のようになります。
《例：貿易会社の一般事務職の場合》
Accomplishment List
Hashimoto Trading Company (4/98 to 8/01)
・Develop training manual for new employees which explains procedures and reduces clerical errors
・Create a new employee orientation program
・Initiate changes in monthly report preparation, saving time and costs
・Establish a new telephone answering system
Accomplishment Listに重要度の順に順位をつけます。
Accomplishment List
Hashimoto Trading Company (4/98 to 8/01)
２ Develop training manual for new employees which explains procedures and reduces clerical errors
１ Create a new employee orientation program
４ Initiate changes in monthly report preparation, saving time and costs
３ Establish a new telephone answering system
５．Certificates, Awards （認定状・賞状）
今度は、今までにあなたが取得したCertificatesやAwards、Special Trainingなどを書き出していきます。コンピューター操作技術、外国語、異文化コミュニケーション、速記、経理、一般事務的な技能に関するものなど、考えられる限り列挙して下さい。職場でのトレーニングであってもかまいません。コース名と履修した場所、修了した年月も忘れずに書き加えます。例えば、以下のようになります。
・General Accounting Certificate, Mickey House School of Accounting, May 1999
・STEP English Proficiency Test, 1st Grade, August 2001
・Advanced Business Letter Writing Certificate, ALC School of Management, November 2002
・Advanced Secretarial Skills Certificate, ALC School of Management, March 2003
